こんにちは。
マネージャー日記へようこそ

昨年の夏くらいから「J-SOX基準での業務フロー改革」ということをやっています。

J-SOXそのものの説明はここでは割愛しますが、一言で表現するなら「ビジネスを正当に進めていくためのルール作り」といったところでしょうか。
ここでいう「正当なルール」には、見積、受発注、契約、支払などの営業的なことから、工数（労働時間）、原価など制作的なことまで、私たちのビジネスに関わるほぼ全てのことが含まれています。

外部のコンサルタントさんと、事務関連を対応してくれているごーまりさんと一緒にキックオフしたのですが、最初はかなり苦戦しました。
というのも、私たちのいるウェブ業界は「口約束での金額交渉」や「メール・電話での発注」などが慣例として行われており、いきなり「ルールを作ります」といってもなかなか難しく、また、それを実務レベルで行っていくには、かなり多くのことを適正化していく必要があったからです。

とはいえ、キックオフから半年程度が経ち、ひととおりのルールを作り、現場での実践と上がってきた課題への対応を細かく進めていったところ、それなりに回るようになり、完璧ではないにしろ、だいぶ成果が出てきました。
先日行われたJ-SOXワークフローの社内監査でも、改善/成長がみられるという評価を頂くことができました。

そんなJ-SOX対応活動ですが、実施する中で、いくつか成否を分けるポイントだと感じた点を（忘れないうちに）記載しておきます。

・あくまで現場でのビジネスで実施可能かどうかで判断する。

この手のルールを決める時には、つい「あるべき論/しなければならない論」だけをベースに考えてしまいがちですが、今回は私が制作現場出身なこともあり、現実的に「そりゃ無理じゃね？」というルールはよほどクリティカルでなければ排除しました。
たとえば、見積書をクライアントに提出する前には、会社としての承認と捺印が必要なのですが、これを決裁者が社内にいないとできないようにしてしまうと、急ぎの時に臨機応変な対応ができず、結局机上の空論になってしまうため、メールベースでの運用ルールを作ってどこにいても承認できるようにしたり。
ルールの有益性を高めるためには、（目的と手段を履き違えない範囲において）徹底して現場での実施可否はシミュレーションすべきだと思います。

・現場の理解を求める活動と、現場からのフィードバックへのブラッシュアップをこまめに行う

上記のような考えでルール作りをしたとしても、実際には現場で回してみると気付かなかった課題が見えてきたり、改善策のヒントが見つかったりしたことが多くありました。
「ルールを作ったから」で終わらせずに、スタッフやクライアントの声に耳を傾け、常にブラッシュアップする意識を持つことが大切だと思います。
また、現場スタッフにとって、頭ではルールを守るべきとは理解していても、実際には日々の忙しい業務の中できっちりルールを守っていくのは大変なことです。
そのため、ルールを作る側もそこをわきまえた上で理解と協力を求める活動をしていくことが大切だと感じました。

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あと、J-SOXルールの運用において、私がいちばん重要だと感じたのが、「このルールを作ってしっかり回していかないと、いつか誰かが不幸になるな」という危機感でした。

ルールを作って回していくことは、それなりの負担にもなりますし、はっきりいって面倒なことも少なくないのですが、継続的にビジネスを適正化する取組みをを行うことで、自社内だけでなくクライアントや協業先にも信頼や適正な価値提供を行えるのではないかと思います。
逆に言うと、ビジネスを適正化する取り組みや、組織としてテンションを張り続ける機能がないと、どこかで大きなトラブルが発生し、自社のスタッフはもちろん、クライアントや協業先にも迷惑をかけることになってしまうのではないかと思います。

そんなわけで、ようやくファーストステップを踏み出したばかりの取り組みですが、今後も着実にステップアップしていきたいと考えています。

当社のお客様や協業先の皆様には、書類のやりとりなどご負担をおかけしますが、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

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♪　Der Rattenfanger Von Hameln / Asakura Daisuke